Belge ve Fatura Doğrulama Politikası

1. Bu politika neyi kapsıyor

EldenEvime bir aracı hizmet sağlayıcıdır. Ürünü biz satmayız; isteyen (alıcı) ile getiren (yolcu) arasındaki eşleşmeyi kurar, ödemeyi teslimat onaylanana kadar tutar ve komisyon karşılığında bu aracılığı yaparız.

Getiren, ürünü yurt dışında satın aldıktan sonra satın alma belgesini sisteme yükler. Bu politika yalnızca o belgenin doğrulanma sürecini anlatır: hangi belgeleri kabul ettiğimizi, belgeyi hangi sırayla okuduğumuzu, kararı nasıl verdiğimizi, belgeyi kimlerin gördüğünü ve ne kadar sakladığımızı.

Siparişin genel işleyişi, iade ve itiraz süreçleri, gümrük kuralları ve kişisel verilerin bütünü ayrı metinlerde açıklanır. Bu politika onların yerine geçmez, doğrulama adımını ayrıntılandırır.

2. Neden belge istiyoruz

• Ödemenin serbest bırakılması için: paranız, getiren ürünü gerçekten satın aldığını gösteren bir belge sunana kadar tutulur. Belge, sürecin ilerlemesinin ön koşuludur.
• Uyuşmazlıkta kanıt olması için: ürün eksik, hasarlı veya farklı çıkarsa itirazı değerlendirebilmemiz belgeye bağlıdır (ürün adı, tutar, tarih, satıcı).
• Sahteciliği azaltmak için: aynı fişin iki farklı siparişte kullanılması, sipariş öncesine ait belge sunulması gibi kalıpları belge üzerinden yakalarız.
• Yasal saklama yükümlülüğü için: 6563 sayılı Elektronik Ticaretin Düzenlenmesi Hakkında Kanun m.11/3 uyarınca Kanun kapsamındaki iş ve işlemlere ilişkin bilgi, belge ve elektronik kayıtları on yıl saklamakla yükümlüyüz.
• Gümrük ve değer beyanı için: Türkiye'ye giriş sırasında ürünün değerini gösteren bir belge istenebilir. Belgeyi getirenin yanında bulundurması kendi yararınadır.

3. Bu doğrulama neyi GARANTİ ETMEZ

Doğrulama, belgenin bu siparişle tutarlı olup olmadığına bakar. Ürünün kendisine bakmaz.

• Ürünün orijinal, sahte olmadığı, kaliteli, hasarsız veya beklentinize uygun olduğu anlamına GELMEZ. Belge doğrulanmış olsa bile ürünle ilgili itiraz hakkınız saklıdır.
• Gümrükten geçeceği anlamına GELMEZ. Gümrük idaresinin takdiri bize ait değildir; muafiyet sınırının aşılması, ürünün izne tabi olması veya idarenin farklı değerlendirmesi mümkündür.
• Bir sigorta veya teminat değildir: belgenin doğrulanmış olması, kaybolan, el konulan ya da hasar gören ürünün bedelinin doğrulama nedeniyle karşılanacağı anlamına gelmez. Bu madde yalnızca doğrulamanın kapsamını tarif eder; ödemenin tutulmasına, iade ve uyuşmazlık sürecine ilişkin haklarınız ile mevzuattan (özellikle 6502 sayılı Tüketicinin Korunması Hakkında Kanun ve 6698 sayılı KVKK) doğan haklarınız bu madde ile sınırlanmaz veya ortadan kaldırılmaz.
• Belgenin gerçek olduğunun kesin ispatı değildir. Yeterince iyi hazırlanmış sahte bir belgenin sistemi geçmesi teorik olarak mümkündür; bu yüzden itiraz ve inceleme yolları her zaman açıktır.

4. Kabul edilen belge türleri

İki yol vardır. Hangisini kullanacağınızı mağazanın size verdiği belge belirler.

• Yol A — e-Fatura / dijital belge e-posta ile: mağazanın düzenlediği e-Fatura veya e-Arşiv faturasının XML dosyası ya da PDF'i, siparişinize özel e-posta adresine iletilir. Yapısal (UBL-TR XML) belge, sistemin en güvenilir kabul ettiği belgedir.
• Yol B — fiş/fatura fotoğrafı + el yazısı doğrulama kodu: kâğıt fiş veya faturanın fotoğrafı, size özel üretilen tek kullanımlık kodun el yazınızla yazıldığı kâğıtla AYNI KAREDE çekilerek yüklenir.
• Kabul edilen dosya biçimleri: XML, PDF ve fotoğraf (JPEG, PNG, WEBP, HEIC). Dosya türü, dosya adına veya tarayıcının bildirdiği türe göre değil, dosyanın kendi içeriğine bakılarak belirlenir.
• Dosya başına üst sınır 20 MB'dır ve bir doğrulama işinde en fazla 6 dosya işlenir.
• Metin katmanı olmayan (taranmış) PDF'ler otomatik okunamaz; bu dosyalar doğrudan insan incelemesine düşer. Mümkünse fotoğraf yüklemeniz daha hızlı sonuç verir.

5. Siparişe özel e-posta adresi nasıl çalışır

Her siparişin kendi e-posta adresi vardır ve bu adres sipariş kodundan türetilir: sipariş kodunuzun küçük harfli hâli, ardından @fatura.eldenevime.com. Örneğin sipariş kodunuz EE8K4P2Q ise adres ee8k4p2q@fatura.eldenevime.com olur. Bu adresi getirim ekranınızda görürsünüz.

Adresin siparişe özel olmasının nedeni şudur: adrese ulaşan belge, hangi siparişe ait olduğunu ayrıca beyan etmeye gerek kalmadan doğrudan o siparişe bağlanır. Böylece belgeyi yanlış siparişe iliştirme veya bir belgeyi birden çok siparişte kullanma ihtimali azalır.

Belge kendi kişisel e-posta adresinizden iletilebileceği gibi, mağazadan doğrudan bu adrese gönderilmesini de isteyebilirsiniz. Gönderenin kimliği ve e-posta gönderen doğrulaması (SPF/DKIM/DMARC) değerlendirmede dikkate alınan sinyaller arasındadır; zayıf çıkması tek başına reddetme sebebi değildir ama incelemeye yol açabilir.

Dürüst uyarı: bu kanal yalnızca mağaza gerçekten bu adrese makine okunur bir belge gönderdiğinde işler. Yurt dışındaki pek çok mağaza Türkiye e-Fatura standardında belge düzenlemez. Panelde “henüz bu siparişe ait belge ulaşmadı” görüyorsanız beklemeyin; Yol B ile fotoğraf yükleyin.

6. El yazısı tek kullanımlık doğrulama kodu

Fotoğraf yolunu kullanacaksanız, önce panelden bir doğrulama kodu alırsınız. Bu kod belgeye değil, size ve o siparişe aittir.

• Kod sunucuda kriptografik olarak rastgele üretilir ve sipariş kodundan türetilmez. Tahmin edilmesi zordur; ayrıca kod yalnız o siparişe ve o kullanıcıya bağlı olduğundan, doğru tahmin tek başına bir belgeyi doğrulatmaya yetmez.
• Altı karakterdir ve karıştırılabilecek karakterler (0, O, 1, I, L) alfabeden çıkarılmıştır.
• Tek kullanımlıktır ve verildiği andan itibaren 72 saat geçerlidir. Süresi dolarsa yeni kod alabilirsiniz.
• Yalnız o siparişe ve o kullanıcıya bağlıdır. Başka bir siparişin veya başka bir kullanıcının kodu kullanılırsa belge reddedilir.
• Kodu bir kâğıda EL YAZINIZLA yazın, fiş/faturayla yan yana koyun ve ikisi de okunacak şekilde tek karede fotoğraflayın. Kodun ve belgenin ayrı fotoğraflarda olması, otomatik doğrulamayı engeller.
• Kodun amacı, elinizde bulunmayan bir belgenin internetten indirilmiş görüntüsünün kanıt olarak sunulmasını zorlaştırmaktır; belgenin içeriğinin doğruluğunu tek başına kanıtlamaz.

7. Belgeyi hangi sırayla okuyoruz

Sistem her zaman en kesin yöntemden başlar ve ancak zorunda kaldığında olasılıklı yöntemlere iner. Sıra dosyanın türüne göre belirlenir:

• 1. Yapısal e-Fatura (UBL-TR XML): dosya XML ise doğrudan ayrıştırılır. Bu adımda yapay zekâ kullanılmaz — alanlar (ETTN, fatura numarası, tarih, tutar, para birimi, satıcı, kalemler) belgenin kendi yapısından okunur. En güvenilir kaynaktır.
• 2. Karekod verisi: belgenin makine okunur verisinde (e-Fatura XML'i veya PDF'in metin katmanına gömülü GİB karekod içeriği) karekod bulunuyorsa bu içerik deterministik olarak ayrıştırılır ve belgenin geri kalanıyla tutarlılığı kontrol edilir. Fotoğraftaki bir karekodun görüntüden taranması sistemde YOKTUR; fotoğraf yolunda karekod okunmaz.
• 3. PDF metin katmanı: PDF'in içinde gerçek metin varsa bu metin çıkarılır ve alanlar düz kalıp eşleştirmesiyle (olasılık tahmini olmadan) bulunur. Metin içine gömülü karekod verisi varsa o da okunur.
• 4. Görüntüden okuma (OCR / görsel model): yalnızca yukarıdakiler mümkün değilse fotoğraf, bir görsel yapay zekâ modeline okutulur. Bu adım OLASILIKSALDIR; her alan bir güven puanıyla birlikte döner.
• Aynı alan birden çok kaynaktan farklı gelirse (örneğin XML 100 EUR, fotoğraf okuması 1.000 EUR derse) bu bir çelişki olarak işaretlenir ve belge sessizce “doğrulandı” sayılmaz — insan incelemesine düşer.
• Görsel model gerçekten çağrılamıyorsa (altyapı erişilebilir değilse) sistem bunu “okunamadı” olarak kaydeder ve kararı insana bırakır. Okuma yapılamaması hiçbir zaman otomatik onaya dönüşmez.

8. Okunan bilgiler siparişle nasıl karşılaştırılıyor

Belgeden çıkarılan alanlar, siparişin sistemdeki gerçek verisiyle tek tek karşılaştırılır. Her karşılaştırma, adı ve ağırlığı önceden tanımlı bir sebep koduna dönüşür; karar bu kodların toplamından çıkar.

• Tutar ve para birimi, siparişte anlaşılan mağaza fiyatıyla karşılaştırılır.
• Belge tarihi siparişin kurulma tarihinden sonra ve makul olmalıdır.
• Belgedeki ürün açıklaması, talep edilen ürünle eşleşmelidir.
• Satıcı bilgisi ve satıcının ülkesi, teklifte belirtilen ülkeyle tutarlı olmalıdır.
• Fatura ETTN'si, fatura numarası, kargo takip numarası ve görselin kendisi, başka bir siparişte daha önce kullanılmış mı diye kontrol edilir.
• Fotoğraf yolunda: doğrulama kodunun doğru okunması, doğru koda eşleşmesi ve belgeyle aynı karede olması ayrıca değerlendirilir.
• Hesabın yaşı, aynı anda yürüyen getirim sayısı ve daha önce reddedilmiş belge geçmişi gibi bağlam sinyalleri de puana katılır. Bunlar tek başına reddetme sebebi değildir.

9. Otomatik “doğrulandı” ne zaman veriliyor

Sistemin amacı en çok belgeyi otomatik onaylamak değil, yanlış bir “doğrulandı” üretmemektir. Bu yüzden otomatik onayın eşiği bilerek yüksek tutulmuştur.

Bir belge ancak şu üç kesin kanıttan EN AZ BİRİ varsa otomatik doğrulanabilir: (a) yapısal e-Fatura XML'i başarıyla ayrıştırıldı, (b) karekod okundu ve belgenin geri kalanıyla tutarlı çıktı, (c) el yazısı doğrulama kodu doğru okundu ve beklenen kodla eşleşti.

Bu kanıtlardan hiçbiri yoksa — hiçbir olumsuz sinyal bulunmasa bile — karar otomatik onay değil, insan incelemesidir. “Şüpheli bir şey görünmüyor” ile “belgenin doğruluğu kanıtlandı” aynı şey değildir.

Ayrıca siparişin gerçek verisiyle doğrudan çelişen bir sinyal varsa (tutar uyuşmazlığı, ürün açıklaması uyuşmazlığı, kaynaklar arası çelişki, kodun okunamaması gibi) olumlu kanıtların çokluğu bu çelişkiyi silmez; belge yine incelemeye düşer.

Açıkça söylüyoruz: bu süreç tam otomatik değildir ve %100 doğru olduğu iddia edilmez. Otomatik karar yalnızca kesin kanıt bulunduğunda verilir; belirsizliğin olduğu her yerde karar insana bırakılır.

10. İnsan incelemesi

Otomatik olarak doğrulanamayan her belge için bir inceleme dosyası açılır ve yetkili personelin kuyruğuna düşer. İnceleme sırasında siparişinizin durumu değişmez; belgeniz “inceleniyor” olarak görünür.

İnceleyen personel, belgeyi ve sistemin ürettiği sebep kodlarını birlikte görür: hangi alan okundu, hangi karşılaştırma tuttu, hangisi tutmadı. Karar puanın kendisine değil, personelin bu dökümü değerlendirmesine dayanır.

İncelemeler genellikle birkaç saat içinde sonuçlanır; ancak bu bir süre taahhüdü değildir. Belge okunaksızsa veya ek bilgi gerekiyorsa sizinle iletişime geçilebilir.

Doğrulama işleri kuyrukta çalışır ve geçici bir hata olursa artan aralıklarla yeniden denenir. Tekrarlanan denemeler de sonuç vermezse dosya yine insan incelemesine kalır.

11. Belge hangi durumlarda reddedilir

Reddetme, belgenin bu siparişe ait OLAMAYACAĞINI gösteren kesin çelişkilerde uygulanır. Şüphe reddetme sebebi değildir; şüphe incelemeye yol açar.

• Doğrulama kodu başka bir siparişe veya başka bir kullanıcıya ait.
• Doğrulama kodunun süresi dolmuş ya da daha önce kullanılmış.
• Belge tarihi siparişin kurulma tarihinden ÖNCE — bu belge bu sipariş için düzenlenmiş olamaz.
• Belge tarihi gelecekte görünüyor.
• Aynı fatura (ETTN) veya aynı fatura numarası başka bir siparişte kanıt olarak kullanılmış.
• Aynı görsel başka bir siparişte kanıt olarak kullanılmış.
• Aynı kargo takip numarası başka bir siparişte kullanılmış.
• Dosya bozuk, açılamıyor veya kabul edilen türlerden değil.

12. Yeniden yükleme hakkınız

Belgeniz reddedilirse süreç sona ermez. Panelde “yeni belge gerekiyor” uyarısını görürsünüz ve yeni bir belge yükleyebilirsiniz. Doğrulama kodunuzun süresi dolduysa yeni bir kod alabilirsiniz.

Kaç kez yükleyebileceğiniz konusunda sabit bir sınır uygulamıyoruz; ancak tekrar eden reddedilmiş belgeler, sonraki yüklemelerin otomatik onaylanma ihtimalini düşüren bir risk sinyali olarak kaydedilir ve dosyanız insan incelemesine yönlendirilebilir.

Kararın hatalı olduğunu düşünüyorsanız info@eldenevime.com adresine sipariş kodunuzla yazarak kararın bir insan tarafından yeniden değerlendirilmesini isteyebilirsiniz. Bu talep ücretsizdir ve itiraz haklarınızı sınırlamaz.

Otomatik sistemlerle yapılan bir analiz sonucunda aleyhinize bir sonuç doğduğunu düşünüyorsanız, 6698 sayılı KVKK m.11/1-(g) uyarınca bu sonuca itiraz etme hakkınız vardır. İtirazınız insan değerlendirmesiyle ele alınır.

13. Belgenizi kimler görüyor

• İsteyen (alıcı): siparişin belge inceleme aşamasında, yüklediğiniz kanıt fotoğraflarını görebilir. Bu görüntüler süreli (bir saatlik) bağlantılarla sunulur. Alıcının onayı, ödemenin serbest bırakılmasının parçasıdır — bu yüzden belgenin alıcı tarafından görülmesi sürecin kaçınılmaz bir unsurudur. Belgeye kişisel bilgilerinizin (adres, kart numarası vb.) düşmemesi için gereksiz kısımları kapatabilirsiniz.
• EldenEvime personeli: yalnızca doğrulama incelemesi yetkisi tanımlanmış personel inceleme dosyasını görüntüleyebilir. Erişimler kayıt altındadır.
• Hizmet sağlayıcılarımız: barındırma ve dosya depolama sağlayıcımız, e-posta altyapımız ve belge okuma (yapay zekâ) altyapımız, hizmetin gerektirdiği ölçüde belgeyi işler. Bu taraflar veri işleyen sıfatıyla ve sözleşmeye bağlı olarak hareket eder.
• Yetkili kamu kurum ve kuruluşları: mevzuat gereği talep edilmesi hâlinde, talebin hukuki dayanağı ve kapsamıyla sınırlı olarak.
• Belgeleriniz bunların dışında hiç kimseyle paylaşılmaz, reklam amacıyla kullanılmaz ve satılmaz.

14. Yapay zekâ kullanımı — açık beyan

Belge doğrulamasında yapay zekâ kullanıyoruz ve bunu gizlemiyoruz. Kullanım alanı sınırlıdır: fotoğraf hâlindeki bir belgeden alanları (satıcı, tarih, tutar, para birimi, ürün kalemleri) okumak ve el yazısı doğrulama kodunu görüntüden okumak.

Yapay zekâ KARAR VERMEZ. Model yalnızca “belgede ne yazıyor” sorusunu yanıtlar. “Bu belge kabul edilsin mi” sorusunu, modelin çıktısını siparişin gerçek verisiyle karşılaştıran, ağırlıkları önceden yazılmış deterministik bir kural motoru yanıtlar. Modelin “geçerli görünüyor” demesi tek başına hiçbir şeyi ilerletmez.

Yapısal e-Fatura XML'i ve karekod okunurken yapay zekâ hiç devreye girmez; bu adımlar tamamen deterministiktir.

Belge okuma altyapısı olarak Cloudflare Workers AI kullanılmaktadır. Sağlayıcının beyanına göre bu içerikler model eğitiminde kullanılmaz ve başka müşterilerle paylaşılmaz.

Sistem loglarına belgenin görüntüsü veya tam metni yazılmaz; yalnızca hangi alanın okunduğu, güven değeri ve işlem süresi kaydedilir. Veritabanında belgenin ham metni veya base64 hâli saklanmaz — yalnızca yapılandırılmış alanlar, güven değerleri, sebep kodları ve karar kaydı tutulur.

15. Yurtdışına veri aktarımı

Kullandığımız belge okuma altyapısı, işlemin hangi ülkedeki sunucuda yürütüleceğinin sabitlenmesine imkân vermemektedir. Bu nedenle fotoğraf hâlindeki bir belgeyi okuttuğumuzda, belge ve içindeki kişisel veriler Türkiye dışına aktarılmış olur.

Bunu 6698 sayılı KVKK m.9 kapsamında bir yurtdışı aktarımı olarak kabul ediyor ve size açıkça beyan ediyoruz. Aktarımın dayandığı hukuki zemin, Kanun'un 9. maddesinde sayılan uygun güvence yollarından biri olan, Kurul tarafından ilan edilen standart sözleşmedir. Kanun m.9/5 uyarınca bu sözleşmenin imzalanmasından itibaren beş iş günü içinde Kuruma bildirilmesi gerekir; bizim bildirimimizin tarihi her yurt dışı sağlayıcı için standart sözleşme imza ve Kuruma bildirim tarihi — eklenecek, bildirim referansı her yurt dışı sağlayıcı için standart sözleşme imza ve Kuruma bildirim tarihi — eklenecek'dır. Bu bilgiyi burada yayımlıyoruz ki beyanımız doğrulanabilir olsun.

Aktarılan veri, doğrulama için gereken belgeyle sınırlıdır: fişin/faturanın görüntüsü ve üzerindeki bilgiler. Hesap bilgileriniz, adresiniz, ödeme bilgileriniz veya sipariş geçmişiniz bu amaçla yurtdışına gönderilmez.

Yapısal e-Fatura XML'i ve karekod okuma adımları yapay zekâ altyapısına gitmez; belgeniz bu yollardan okunabiliyorsa bu kapsamda bir aktarım gerçekleşmez.

KVKK m.11/1-(ç) uyarınca, kişisel verilerinizin yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri öğrenme hakkınız vardır; talebiniz üzerine güncel listeyi paylaşırız.

16. Belgeler ne kadar saklanıyor

Doğrulamaya konu belgeler ve doğrulama kayıtları, işlemin kanıtı olduğu için hemen silinemez. Saklama sürelerimiz mevzuatın öngördüğü asgari sürelere dayanır:

• 6563 sayılı Kanun m.11/3: Kanun kapsamındaki iş ve işlemlere ilişkin bilgi, belge ve elektronik kayıtlar, işlemin gerçekleştiği tarihten itibaren on yıl.
• 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu m.82: ticari defterler ve ticari yazışmalar için on yıl.
• 213 sayılı Vergi Usul Kanunu m.253: fatura ve benzeri vesikalar için, ilgili bulundukları yılı takip eden takvim yılından başlayarak beş yıl.
• Doğrulama sürecinde üretilen teknik kayıtlar (okunan alanlar, güven değerleri, sebep kodları, risk kararı) ilgili sipariş kaydıyla birlikte saklanır.
• Doğrulama kodu kayıtları tek kullanımlıktır ve kullanıldıktan sonra yeniden kullanılamaz; kaydın kendisi denetim izi olarak siparişle birlikte kalır.

17. Silme talepleri ve haklarınız

KVKK m.11 uyarınca; verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme, bilgi talep etme, işleme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme, yurt içinde ve yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme, eksik veya yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme, Kanun'un 7. maddesindeki şartlar çerçevesinde silinmesini veya yok edilmesini isteme, otomatik sistemlerle analiz sonucu aleyhinize çıkan sonuca itiraz etme ve zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme haklarına sahipsiniz.

Dürüst olmak gerekirse: bir silme talebi, yukarıdaki yasal saklama sürelerine tabi belge ve işlem kayıtlarını kapsamaz. KVKK m.7 silmeyi yalnızca işlemenin hukuki sebepleri ortadan kalktığında zorunlu kılar; fatura ve işlem kayıtlarında bu sebepler (hukuki yükümlülük ve hakkın tesisi/korunması) saklama süresi boyunca devam eder. Bu durumda profil ve pazarlama verileriniz silinir veya anonimleştirilir, işlem ve belge kayıtları ise erişimi kısıtlanmış biçimde süresi doluncaya kadar tutulur.

Talebinizi info@eldenevime.com adresine iletebilirsiniz. Başvurunuz en geç otuz gün içinde sonuçlandırılır. Cevabımızda, saklamaya devam ettiğimiz her kayıt için dayandığımız maddeyi ayrıca belirtiriz.

18. Veri sorumlusu ve iletişim

• Ticaret unvanı: ticaret unvanı — eklenecek
• MERSİS numarası: MERSİS numarası — eklenecek
• Merkez adresi: merkez adresi — eklenecek
• KEP adresi: KEP adresi — eklenecek
• Veri sorumlusu irtibat kişisi: KVKK irtibat kişisi ad-soyad ve unvanı — eklenecek
• E-posta: info@eldenevime.com
• İnternet sitesi: eldenevime.com

19. Bu politikadaki değişiklikler

Doğrulama adımlarını, kullandığımız altyapıyı veya saklama sürelerini değiştirirsek bu politikayı güncelleriz. Güncel sürüm her zaman bu sayfada yayımlanır; sayfanın başındaki “Son güncelleme” tarihi ve sürüm numarası değişikliği gösterir.

Doğrulamanın işleyişini esaslı biçimde değiştiren bir güncellemede, aktif siparişi olan kullanıcıları ayrıca bilgilendiririz.

Son güncelleme: 22 Ağustos 2026 · Sürüm 2.0